Nutzungsvereinbarung

Vereinbarung über die Nutzung des Kommunikationsportals der 

Kliniken des Bezirks Oberbayern (kbo)

(nachfolgend genannt: Nutzungsvereinbarung)

zwischen

kbo-Gesellschaft für ergänzende Versorgungsangebote gGmbH
(kbo-EVA)
Prinzregentenstraße 18

80538 München

und zusätzlich die mit der kbo-EVA in Verbindung stehenden kbo-Gesellschaften:

kbo-Isar-Amper Klinikum gGmbH

kbo-Lech-Mangfall-Kliniken gGmbH

nachfolgend genannt: Portalbetreiber

und

dem teilnehmenden Arzt

nachfolgend genannt: Arzt

Präambel

Die Kliniken des Bezirks Oberbayern (nachfolgend genannt: Portalbetreiber) betreiben als Anbieter eines informationstechnischen Systems ein Portal als eigenständige Plattform in einem separaten EDV-Bereich des zentralen Rechenzentrums.

Das Portal ermöglicht den sicheren und datenschutzkonformen Austausch von Informationen, Befunden, Arztbriefen etc. zwischen Zuweisern und den Mitarbeitern des Portalbetreibers. Die elektronische Übermittlung der personenbezogenen und sensiblen Daten erfolgt verschlüsselt, Vertraulichkeit, Daten-Integrität und Löschroutinen sind gewährleistet.

Die im Portal übermittelten Daten dienen dem Zweck der ambulanten und stationären Behandlung und Therapie im medizinisch und therapeutisch erforderlichen Umfang. Das Portal ist kein Dokumentenarchiv - die Daten werden nach 90 Tagen gelöscht.

§ 1 Gegenstand der Vereinbarung

Der Portalbetreiber ermöglicht dem Arzt im Zusammenhang mit Behandlungen durch den Portalbetreiber kostenlos mit Zustimmung zur Nutzungsvereinbarung für die in der Nutzungsvereinbarung vereinbarte Nutzungsdauer das Portal für die Übertragung von Gesundheitsdaten der jeweiligen Patienten, mit denen der Arzt einen ärztlichen Behandlungsvertrag hat, und mit den hierzu berechtigten Mitarbeitern des Portalbetreibers zu nutzen.

Zu den Gesundheitsdaten im Sinne der vorliegenden Nutzungsvereinbarung gehören die gesetzlich zu führenden Inhalte der Krankengeschichte, die den physischen und psychischen Zustand von Menschen betreffen, im Zuge einer medizinischen Betreuung, Untersuchung, Pflege erhoben werden oder der Verrechnung von Gesundheitsdienstleistungen bzw. der Versicherung von Gesundheitsrisiken dienen.

Ein Recht des Arztes auf die Übermittlung einer vollständigen Krankengeschichte besteht nicht, vielmehr knüpfen die dem Arzt vom Portalbetreiber eingeräumten Nutzungsbefugnisse an die tatsächlich beim Portalbetreiber vorhandene elektronische Dokumentation zur jeweiligen Krankengeschichte sowie elektronische Zugriffsmöglichkeit auf gespeicherte Dokumente.

Nach Ablauf von 90 Tagen oder nach der vereinbarten Nutzungsdauer löscht der Portalbetreiber die Gesundheitsdaten vollständig aus dem Portal.

§ 2 Pflichten und Rechte des Portalbetreibers

Der Portalbetreiber lässt den Arzt nach dessen Anmeldung, Registrierung und Annahme der Nutzungsvereinbarung als berechtigten Nutzer des Portals zu. Der Portalbetreiber ist befugt, die Teilnahmebefugnis des Arztes ohne Angabe von Gründen jederzeit zu widerrufen.

Der Portalbetreiber überlässt mit Bestätigung der Teilnahmebefugnis dem Arzt seine Zugangsdaten, damit er sich über das Internet unter zuweiserportal.kbo.de mit einer verschlüsselten Verbindung über eine mehrstufige Firewall-Lösung am Portal als Nutzer einwählen und abmelden kann.

Der Portalbetreiber stellt sicher, dass nach Zugang eines Widerrufs der datenschutzrechtlichen Einwilligung eines Patienten zur Weiterübermittlung seiner Behandlungsdaten aus dem Klinikum an das Einweiser-Portal die Berechtigung des Arztes insoweit auch einwahltechnisch patientenbezogen endet.

Der Portalbetreiber verpflichtet sich dem Arzt gegenüber zur Vertraulichkeit hinsichtlich seiner Teilnahme, insbesondere erteilt er Dritten gegenüber keinerlei Auskünfte über die Teilnehmer des Portals, es sei denn, der teilnehmende Arzt stimmt ausdrücklich zu.

Der Portalbetreiber übernimmt keine Gewährleistung für die Funktionsfähigkeit des Portals. Der Portalbetreiber haftet daher dem Arzt nicht für einen vorübergehenden aus IT-technischen Gründen oder wegen höherer Gewalt tatsächlichen Ausfall oder eine Funktionsstörung des Portals.

Die Haftung des Portalbetreibers ist im Übrigen auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Dies gilt insbesondere bzgl. eines technisch korrekten und vollständigen Abrufs der Patientendaten sowie bzgl. deren in das Portal eingestellten Umfanges. Der Portalbetreiber trägt insofern keine Verantwortung für einen eventuellen Schaden, der dem Arzt durch fehlerhafte oder unvollständige Datenübernahme aus dem Portal entstehen kann.

Der Arzt übernimmt die volle Verantwortung für seine Nutzung des Portals. Alle technischen Konfigurationen in dem Praxissystem des Arztes, die für den direkten Datenaustausch erforderlich sind, liegen ebenso in seiner Verantwortung und sind von ihm ggf. mit Unterstützung seiner IT betreuenden Firma durchzuführen.

Der Portalbetreiber haftet nicht für die missbräuchliche Nutzung des Portals durch Betriebszugehörige des Arztes oder Dritte. Der Arzt stellt den Portalbetreiber von allen Ansprüchen frei, die aufgrund von Schäden geltend gemacht werden, die dem Arzt im Zusammenhang mit einer missbräuchlichen Nutzung zuzurechnen sind. Eine missbräuchliche Nutzung oder ein Verdacht darauf ist dem Portalbetreiber unverzüglich zu melden, damit der Zugang gesperrt werden kann.

§ 3 Rechte und Pflichten des Arztes, Ausmaß der Teilnahme und Nutzungsbefugnis

Der Arzt hat keinen Rechtsanspruch auf Zulassung zur Nutzung des Portals durch den Portalbetreiber.

Der Arzt hat das Recht, seine Teilnahme am Portal jederzeit gegenüber dem Portalbetreiber zu widerrufen bzw. von der ihm eingeräumten Teilnahmebefugnis keinen Gebrauch zu machen. Pflichten des Arztes aus dem mit seinen Patienten geschlossenen Behandlungsvertrag bleiben hiervon unberührt.

Um sich am Portal anzumelden, hat sich der Arzt gegenüber dem IT-Portal-System als Berechtigter auszuweisen (Benutzername und Passwort). Der Arzt ist sich bewusst, dass auf dem Portal besondere Kategorien personenbezogener Daten seiner Patienten verarbeitet werden und stellt daher sicher, dass seine Zugangsdaten geheim bleiben und kein unberechtigter Zugriff auf die Plattform mit seinem Zugang erfolgt.

Es obliegt der jeweiligen Daten bereitstellenden Partei, sicherzustellen, dass der betreffende Patient, dessen Daten über das Portal bereitgestellt werden - sofern die Verarbeitung nicht bereits durch Art. 9 Abs 2 lit h DSGVO gerechtfertigt ist - durch schriftlich dokumentierte datenschutzrechtliche Einwilligung, der Bereitstellung seiner Daten über das Portal ausdrücklich zugestimmt und seither nicht widerrufen hat.

Der teilnehmende Arzt ist im Rahmen der ihm eingeräumten Nutzungsberechtigung ausschließlich befugt, die auf dem Portal bereitgestellten Daten und Dokumente zu seinen jeweiligen Patienten zur Behandlung seines Patienten nach dem einschlägigen Behandlungsstandard persönlich zu nutzen. Eine Befugnis zur Weiterleitung der Behandlungsdaten aus dem Portal an Dritte beinhaltet die Nutzungsberechtigung des Arztes nicht. Soweit der teilnehmende Arzt im Rahmen des mit dem Patienten geschlossenen Behandlungsvertrages befugt ist, andere Ärzte zu informieren, hat der Arzt dafür Sorge zu tragen, dass alle gesetzlichen Vorgaben, insbesondere datenschutzrechtliche Vorgaben, eingehalten werden. Sofern der Arzt dieser Pflicht nicht nachkommt, hat er den Portalbetreiber bzw. dessen Beschäftigte von dadurch verursachten Schäden oder Geldbußen freizustellen.

§ 4 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsvereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Regelungen und Bestimmungen nicht berührt. Die Parteien verpflichten sich anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmungen, unter Beachtung des Grundsatzes von Treu und Glauben, eine solche geeignete, ihrem Sinn entsprechende, wirksame Regelung zu vereinbaren, deren Inhalt wirtschaftlich der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung bestmöglich entspricht. Entsprechend ist bei ergänzungsbedürftigen Vereinbarungslücken zu verfahren.

Die Nichtigkeit einzelner Bestimmungen dieser Nutzungsvereinbarung berührt die Wirksamkeit der Nutzungsvereinbarung im Übrigen nicht. Nichtige Bestimmungen sind gegebenenfalls im Wege ergänzender Vertragsauslegung in wirksame Regelungen umzudeuten.

§ 5 Änderungen der Nutzungsvereinbarung

Änderungen und Ergänzungen dieser Nutzungsvereinbarung bedürfen der Textform. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen.

Das Portalbetreiber behält sich vor, die vorliegende Nutzungsvereinbarung zu ändern bzw. anzupassen. Diesfalls wird die jeweils neue Fassung dieser Nutzungsvereinbarung auf dem Portal zur Verfügung gestellt und der Arzt zur Annahme aufgefordert. Der teilnehmende Arzt nimmt zur Kenntnis, dass bei Nichtzustimmung zu den geänderten Vereinbarungsbestimmungen eine weitere Nutzung des Portals bzw. wesentliche Teile von dessen Funktionalität nicht möglich sind bzw der Zugang des Arztes allenfalls gesperrt werden muss.

Portalbetreiber                                                                                                               Arzt

[Elektronisch abgeschlossen, daher nicht unterfertigt]

Bedingungen für die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO im Zusammenhang mit der

Vereinbarung über die Nutzung des Kommunikationsportals zuweiserportal.kbo.de

I Grundsätzliches

1. Der Portalbetreiber führt aufgrund der Vereinbarung über die Nutzung des Kommunikationsportals der Kliniken des Bezirks Oberbayern (nachfolgend genannt: Nutzungsvereinbarung) Auftragsverarbeitungstätigkeiten i. S. d. Art. 28 DSGVO durch. Diese Tätigkeiten sind in der Nutzungsvereinbarung aufgeführt. Die nachstehenden Bedingungen sind als Ergänzung zur Nutzungsvereinbarung zu verstehen.
2. Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:
   • Gesundheitsdaten
   • Kontaktdaten
3. Es unterliegen ausschließlich Patientendaten des Arztes der Verarbeitung
4. Die vorliegenden Bedingungen gelten für die gesamte Laufzeit der Nutzungsvereinbarung.
5. Alle Datenverarbeitungstätigkeiten werden ausschließlich innerhalb der EU bzw. des EWR durchgeführt.

II Verpflichtungen des Portalbetreibers

1. Der Portalbetreiber verpflichtet sich, allfällige vom Arzt auf das Portal gestellte oder für diese bereitgehaltenen Daten und Verarbeitungsergebnisse ausschließlich im Rahmen der Nutzungsvereinbarung zu verarbeiten. Erhält der Portalbetreiber einen behördlichen Auftrag, Daten des Arztes herauszugeben, so hat er - sofern gesetzlich zulässig - den Arzt unverzüglich darüber zu informieren und die Behörde an diesen zu verweisen. Desgleichen bedarf eine Verarbeitung der vorstehenden Daten des Arztes für eigene Zwecke des Auftragsverarbeiters eines schriftlichen Auftrages.
2. Der Portalbetreiber gewährleistet, dass sich die von ihm zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten beauftragten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
3. Der Portalbetreiber ergreift sämtliche erforderliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung gemäß Art. 32 DSGVO gemäß Anlage 1.
4. Der Portalbetreiber hat den Arzt, angesichts der Art der Verarbeitung nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei zu unterstützen, dessen Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der in Kapitel III DSGVO genannten Rechte der betroffenen Personen (Information, Auskunft, Berichtigung und Löschung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, sowie automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall) nachzukommen.
5. Der Portalbetreiber hat unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Arzt bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten zu unterstützen.
6. Der Portalbetreiber hat nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Arztes zu löschen oder zurückzugeben, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht.
7. Der Portalbetreiber hat dem Arzt alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in diesen Bedingungen niedergelegten Pflichten zur Verfügung zu stellen und Überprüfungen - einschließlich Inspektionen -, die vom Arzt oder einem anderen von diesem beauftragten Prüfer durchgeführt werden, zu ermöglichen und zu diesen beizutragen.
8. Der Portalbetreiber hat den Arzt unverzüglich zu informieren, falls er der Ansicht ist, eine Weisung des Arztes verstößt gegen Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten.
9. Nimmt der Portalbetreiber Dienste eines weiteren Auftragsverarbeiters in Anspruch, um bestimmte Verarbeitungstätigkeiten im Namen des Arztes auszuführen, schließt der Plattformbetreiber die erforderlichen Vereinbarungen im Sinne des Art. 28 Abs 4 DSGVO mit dem Sub-Auftragsverarbeiter ab. Dabei ist sicherzustellen, dass der Sub-Auftragsverarbeiter dieselben Verpflichtungen eingeht, die dem Portalbetreiber auf Grund dieser Bedingungen obliegen. Kommt der Sub-Auftragsverarbeiter seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet der Portalbetreiber gegenüber dem Arzt für die Einhaltung der Pflichten des Sub-Auftragsverarbeiters.

Anlage 1 – Technisch-organisatorische Massnahmen

Vertraulichkeit

• Zutrittskontrolle: Schutz vor unbefugtem Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, z.B.: Schlüssel, Magnet- oder Chipkarten, elektrische Türöffner, Portier, Sicherheitspersonal, Alarmanlagen, Videoanlagen;
• Zugangskontrolle: Schutz vor unbefugter Systembenutzung, z.B.: Kennwörter (einschließlich entsprechender Policy), automatische Sperrmechanismen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern;
• Zugriffskontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, z.B.: Standard-Berechtigungsprofile auf „need to know-Basis“, Standardprozess für Berechtigungsvergabe, Protokollierung von Zugriffen, periodische Überprüfung der vergebenen Berechtigungen, insb von administrativen Benutzerkonten;
• Pseudonymisierung: Sofern für die jeweilige Datenverarbeitung möglich, werden die primären Identifikationsmerkmale der personenbezogenen Daten in der jeweiligen Datenanwendung entfernt, und gesondert aufbewahrt.
• Klassifikationsschema für Daten: Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder Selbsteinschätzung (geheim/vertraulich/intern/öffentlich).

Integrität

• Weitergabekontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, z.B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur;
• Eingabekontrolle: Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, z.B.: Protokollierung, Dokumentenmanagement.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Verfügbarkeitskontrolle: Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z.B.: Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV, Dieselaggregat), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne; Security Checks auf Infrastruktur- und Applikationsebene, Mehrstufiges Sicherungskonzept mit verschlüsselter Auslagerung der Sicherungen in ein Ausweichrechenzentrum, Standardprozesse bei Wechsel/Ausscheiden von Mitarbeitern;
• Rasche Wiederherstellbarkeit;
• Löschungsfristen: Sowohl für Daten selbst als auch Metadaten wie Logfiles, uä.

Verfahren zur regelmäSSigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

• Datenschutz-Management, einschließlich regelmäßiger Mitarbeiter-Schulungen;
• Incident-Response-Management;
• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen;
• Auftragskontrolle: Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO ohne entsprechende Weisung des Verantwortlichen, z.B.: eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Auftragsverarbeiters (ISO-Zertifizierung, ISMS), Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen.